APUNTES DE CAPACITACIÓN INFOHUERTAS

 

Los COSTOS en un emprendimiento de pequeña escala  

 ir a PARTE UNO: TABLA DE INSUMOS

 

PARTE DOS: COSTOS POR PROCESO

 
 

 

 

    Antes que nada, permitanos felicitarlo:  Si después de leer el primer apunte aún tuvo ganas de continuar por el segundo, es porque tiene algunos de los ingredientes esenciales para un emprendedor: tenacidad, constancia y paciencia.  O porque logramos confundirlo tanto que le quedó la curiosidad de ver si ésta vez el texto era más claro.  Ud dirá.

     Trataremos de que ambas, sus cualidades y sus expectativas, lleguen a buen puerto.

     Repasemos:  Hemos construido una TABLA DE INSUMOS en la que podemos computar desde el arroz que utilizamos para combatir las hormigas de la huerta hasta las hora que nos ayuda (por el momento en forma desinteresada) nuestra suegra para elaborar los dulces caseros.  Y si de computar se trata, nos atrevimos a utilizar una planilla de cálculo en la computadora.  Caso contrario, una confeccionada con papel y tinta.  Podemos tambien confeccionar un FICHERO manual ordenado alfabéticamente, utilizando una ficha para cada insumo y anotando toda la información en forma ORDENADA en la misma.  Hemos traducido todo lo que interviene en el proceso de elaboración en INSUMOS.  También hemos traducido todas las formas de medir los insumos en unidades fáciles de medir, sumar, restar o multiplicar.

     Ahora lo invitamos a continuar un paso más para elaborar una nueva planilla.  Con los datos que tenemos en nuestra hoja maestra, la TABLA DE INSUMOS construimos nuestra 

TABLA POR PROCESO DE PRODUCCIÓN.

    Esta tabla no es más que transcribir nuestra receta de elaboración a una planilla.  Por lo tanto, utilizaremos una TABLA POR PROCESO DE PRODUCCIÓN   para cada uno de los productos que elaboramos o pensamos elaborar.

     Como primer paso necesitamos DEFINIR el volumen o tamaño de nuestro proceso de producción.  Imaginemos que elaboramos Pan Dulce.  Elaborar uno o diez (que es la cantidad que entran en mi horno) ocupa el mismo tiempo para comprar y elaborar y casi el mismo tiempo de cocción y gas (o leña).  Si deseo elaborar para la mesa navideña familiar, con dos o tres será suficiente y sería un despropósito hacer más de lo que necesito.  Me saldría más caro porque tengo que comprar mas insumos que los que realmente necesito.  Pero si elaboro para vender, tendré que buscar cantidades optimas para reducir mis costos y buscar alguna forma de equilibrio en la que aprovecho lo mejor posible mi tiempo (de compra, elaboración y venta), el dinero que necesito para comprar y todos los demas recursos que intervienen en el proceso.  Evidentemente será más barato hacer una horneada de diez panes dulces que elaborar dos por vez a lo largo de cinco días: utilizaría más gas, caminaría cinco veces más para comprar y probablemente comparía más caro.  Los problemas que surgen de utilizar espacios comunes (la cocina de mi casa) también se multiplicarían por cinco, sin ningun beneficio adicional que me permita una mejora a largo plazo.

     Cada proceso tiene sus propios ingredientes y proporciones y  el tamaño del proceso depende además de otros factores como factores personales, geográficos e incluso de infraestructura (por ejemplo, el tamaño del horno: Agrandar el horno ampliaría mi "techo" pero también subiría mi "piso": no encendería un horno grande por diez panes dulces...).  Cuando crezcamos y tengamos un horno más grande, estos valores se modifican.  Cuantificar los procesos permite darnos cuenta cuáles son los "cuellos de botella".  

     Pero basta de cháchara.  Veamos un ejemplo:

Planilla de proceso de elaboración de Milanesas de Soja
Para Una unidad de produccion
Cod
 Insumo
Ingrediente Unidad Costo por
 Ud
Cantidad
requerida
Costo por
 Ud. de Prod
Observaciones
33 Aceite mezcla l $ 3,00 0,05 $ 0,15  
12 Harina Trigo 000 kg $ 1,60 0,5 $ 0,80  
4 Porotos de soja kg $ 2,00 1 $ 2,00  
28 Arroz blanco
de segunda
kg $ 1,80 1 $ 1,80  
999 renglon borrado          
5 Sal fina de mesa kg $ 1,00 0,02 $ 0,02  
9 Especias
varias
kg $ 30,00 0,02 $ 0,60  
15 Especies frescas g $ 0,02 50 1,20  
16 Horahornalla h $ 0,33 2 $ 0,67  
32 Etiqueta común genérica unidad $ 0,01 17 $ 0,14  
22 Bandeja carton No. 4 unidad $ 0,06 17 $ 0,94  
20 Resinite x40cm m $ 0,12 10,2 $ 1,19  
17 Lamina separar unidad $ 0,03 68 $ 1,87  
13 Pan rallado kg $ 2,00 0,35 $ 0,70  
42 Hora salón h $1,15 4 $ 4,60   
36 Hora elaboración (trabajo) h $ 4 4 $ 16,00   

   Pedimos disculpas si no le gustan los precios, tal  vez alguno no esté demasiado actualizado, pero en su momento eran válidos.  De esta receta "tabulada"obtenemos 102 hamburguesas de soja, empacadas de a seis, en una bandeja de cartón con separadores, film protector y etiqueta.  No será una presentación de excelencia, pero es al menos prolija e higiénica y tiene nuestra IDENTIDAD: Nombre, marca, dirección, teléfono, email.  Ah, dos cosas:  Uno: si no quiere usar soja porque probablemete sea transgénica, dedíquese a los escabeches de vizcacha o los pepinos encurtidos,pero no nos abandone ahora: esto es sólo un ejemplo. Dos: si no le gusta algún ingrediente o la receta, remítase al punto Uno.

   Algunos comentarios:  Ya hablamos de la hora salón en la parte uno  Estimamos el valor del uso de la cocina del siguiente modo:  200 pesos de alquiler dividido 22 dias laborables dividido 8 horas de trabajo diario.  Luego redondeamos el resultado, obiamente para arriba.  Será una fórmula poco ortodoxa, pero si trabaja bien (y vende bien), cubrirá los gastos del alquiler con lo que Ud produce y lo que es importante, ya está incorporando ese valor desde el primer dia.  Si necesita producir más, ya tendrá incorporado en el proceso de producción el costo de alquilar un lugar mas amplio o agrandar su cocina.  Esa es la idea.  Ud sabrá cómo encontrar su propia fórmula, para eso es EMPRENDEDOR.

     Si ya es un hábil operador de las planillas excel hasta encontrará divertida la confección de la planilla de costos por proceso.  Sólo necesitará poner los títulos respectivos en el primer renglón y luego ASOCIAR las demás celdas a la planilla maestra, la TABLA DE INSUMOS.  Para ello existe la función BUSCARV que tendrá desarrollos como por ejemplo: =BUSCARV($A7;listadeinsumos!$A$3:$I$402;2;FALSO).

     Usted escribe en la primera columna el código de insumo y la cantidad requerida en la columna cinco.  El resto lo hace la computadora.  Busca los valores relacionados con el insumo en la TABLA DE INSUMOS y los multiplica por las cantidades requeridas, para darnos el costo total de cada insumo para nuestro proceso de producción.

Momento, ¿y los costos...?

     Verá que en la planilla falta la suma de los totales para saber el precio de todo el volumen producido y el costo por unidad de venta.  Esto forma parte de nuestra próxima entrega, donde veremos en detalle los MÓDULOS POST - ELABORACIÓN.  Confiamos en que si lo necesita o está ansioso, Ud mismo podrá sumar todo y dividirlo por la cantidad de PRESENTACIONES DE VENTA, que se elaboran,en nuestro caso, por 16 (salen 17 bandejas que llevan 6 hamburguesas de soja cada una, pero una de las bandejas la utilizo en mi control de calidad).= tendremos un COSTO DE PRODUCCIÓN DE $ 32,68 y por lo tanto un costo por PRESENTACION DE VENTA DE 32,68/16 =  $ 2.05.  Este es el costo a la salida de mi cocina, no entregando a domicilio o en un negocio.  A este valor, le deberé sumar (lo dejamos para otro día) mi ganancia de empresario.  Elaboré 17 bandejas pero solo consideré 16 en el cálculo final:  la restante la considero por pérdidas que puedo tener en el proceso y porque siempre frío alguna hamburguesa para verificar si quedaron sabrozas y bien armadas.

¿Sorpresa?  ¿Que nunca comió hamburguesas de soja tan caras?  

     Ha llegado el momento de hilar más fino.  Eso también lo veremos más adelante, pero tengamos en cuenta algunos elementos:  deberíamos revisar y actualizar los precios, tal vez no sean los mas convenientes y consigamos mejores.  Tal vez Doña Julia de la feria franca no tiene en cuenta su tiempo (horas de trabajo), el uso del lugar (hora salón) ni el gas que utiliza (horas hornalla) o le regalan los porotos y el arrroz.  Pero cuando se acaben los regalos, no podrá reponer los insumos.  Hoy Ud no podrá competir con ella, pero pasado mañana Doña Julia aumentará su precio (con el debido enojo de sus clientes y la pérdida de algunos o todos); no podrá reponer la garrafa y se peleará con su suegra con la que comparte la cocina, porque la usa un montón de horas (a la cocina y probablemente también a la suegra...) y no le deja un peso(a la suegra).   Y cuanto más la usa (a la cocina), más plata pierde...  Hilaremos más fino más adelante: pero recuerde que es mejor asustarse en los papeles que buscando en la billetera los billetes que ya no existen.  Para eso están estos cálculos. Para poder analizar y tomar decisiones, como por ejemplo cambiar de rubro, de receta, de proveedor o, por qué no, de clientes (no de suegra).

Tómese un vaso de agua, respire hondo y haga un último esfuerzo:

    Ahora podemos comenzar a "jugar"con los ingredientes. Por ejemplo

¿Qué pasaría si envés de usar aceite mezcla de oferta utilizo aceite de oliva?  

Si no usamos la PC, llenamos estos valores con lápiz en la planilla, para poder borrar y corregir si fuera necesario.  En la computadora, simplemente modifico en mi planilla de proceso el código del insumo "aceite mezcla por 1,5 litros del almacén don Manolo" por el código del "aceite de oliva La Riojana del Mercado Municipal".

     Bueno, pensará que además de hacer las hamburguesas más caras, estamos locos.  Sólo tome esto como un ejemplo.  Ud analice su propia realidad con sus propios insumos.  Si utilizo un aceite que sale el triple del precio del que compro ahora, mi proceso se encarece solamente en TREINTA CENTAVOS.  Glup!  Pero tal vez el sabor sea distintivo y digame, ¿Ud conoce alguien que elabore hamburguesas de soja con aceite de oliva?  Además de ser original, borró de un cucharazo a su competencia y podrá venderle a clientes un poco más refinados.  Si tal vez, sólo tal vez... pero para eso sirven las planillas.  Envés de caminar dos kilómetros (y derrochar dos horas de su tiempo para comprar la soja más barata en el supermercado del centro, lo que equivale a $8 de su tiempo de cocinero para dedicarse a hacer de cadete) incrementó el costo de su producto pero SE DIFERENCIÓ.  Y si analiza los demás ingredientes, tal vez vea como abaratar otros insumos.  ANALICE: si está dispuesto a laburar ocho o diez o doce horas diarias para salir adelante, dedíquese una hora por dia para administrar su negocio.

     No nos insulte ni tome a mal este ejemplo de las caras hamburguesas.  Es solamente un ejemplo para explicar estos cálculos. Ahora ya sabe cómo calcular un costo VERDADERO de su producto. 

     En la próxima entrega veremos lo que a Ud lo tiene preocupada/o: ¿a qué precio vendo?  Solamente que llegaremos a esta respuesta como resultado de un proceso inteligente y no por aplicar el ojímetro.  ¿Nos seguirá acompañando?

 

 

 

Texto publicado en INFOHUERTAS No.  16    

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